Terminarten
Juli 26, 2023 2:52 p.m. Published by Alexander Fenske5. Terminarten anlegen
Sie können beliebig viele Terminarten für Ihre Praxis anlegen.
Hier sehen Sie eine Beispielauswahl von Terminarten, die Ihnen zum Buchen von Terminen über den Terminkalender zur Verfügung steht.
Hier sehen Sie eine Beispielauswahl von Terminarten, die Patienten über das Patientenportal buchen können.
Hier sehen Sie eine Beispielauswahl von Terminarten, die neue Patienten über die Online-Terminvergabe buchen können.
Neue Terminart anlegen
Neue Terminarten anlegen – Film ab: 
Und so geht's
- KlickIcon [+ Terminart].
Schritt für Schritt werden Sie jetzt durch die Konfiguration geführt und geben alle wichtigen Parameter für eine neue Terminart ein.
Hinweis zum Kürzel: das Kürzel darf keine Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten.
Hinweis zur Plandauer: die Plandauer muss innerhalb der Behandlungszeit liegen. Zum Beispiel würde eine Plandauer von 3 Stunde von der Terminbuchung nicht berücksichtig, wenn eine Behandlungszeit "nur" von 9.00 Uhr bis 11.00 Uhr festgelegt ist.
- KlickIcon [Erstellen].
- Jetzt können Sie die Terminart weiter spezifizieren: Beispielsweise soll die Terminart nur für neue Patienten buchbar sein, die die Online-Terminvergabe nutzen oder Sie verknüpfen einen Anamnese-Bogen mit der Terminart, der dann automatisch mit der Terminbuchung in das Patientenportal übergeben wird.
Terminarten weiter spezifizieren/Terminarten bearbeiten
- Terminart für Terminbuchungen über Patientenportal/Online-Terminvergabe extra benennen
Für Termine, die über das Patientenportal und die Online-Terminvergabe buchbar sein sollen, müssen Sie einen Externen Namen vergeben – so bieten Sie Ihren Patienten einen verständlichen und sprechenden Namen für eine Terminart an (auch wenn der Termin womöglich in der Dental-Fachsprache und intern anders bezeichnet wird).
Wenn Sie keinen Externen Namen für Ihre Terminart vergeben, wird automatisch der Name der Terminart angezeigt.
- Terminkarten soll im Terminkalender Terminart-abhängig unterschiedlich farbig dargestellt werden
Sie können der Terminart eine Farbe zuweisen. Sinnvoll ist es, gleiche Terminarten aus der gleiche Farbkategorie einzufärben: z.B. Terminkategorie festsitzend = blau, herausnehmbar = grün, Notfall/SOS = rot.
- Terminart benötigt Vorbereitungszeit – Vorlaufzeit einstellen
Eine Vorlaufzeit stellen Sie ein, wenn Sie eine bestimmte Vorbereitungszeit für den Termin benötigen (z.B. Planbesprechung), diese Vorlaufzeit wird von der automatischen Terminbuchung berücksichtigt.
- Terminart soll über Patientenportal/Online-Terminvergabe und für Neu- und/oder Bestandspatienten buchbar sein
Jeder Terminart ist grundsätzlich für die Praxis buchbar. Soll ein Termin über das Patientenportal und die Online-Terminvergabe buchbar sein:
KlickIcon [Buchen].
Ist "Buchen" aktiviert, kann zusätzlich festgelegt werden, ob Patienten diesen Termin selber verschieben oder absagen können sollen:
KlickIcon [Verschieben], KlickIcon [Absagen].
Bestimmen Sie zusätzlich, ob nur Neupatienten oder nur Bestandspatienten Termine buchen können sollen oder beide Patientengruppen.
Think twice: "Buchen" muss aktiv sein, damit die Praxis dem Patienten geplante Termine zum selber buchen in das Patientenportal legen kann.
- Termin-Kontingente
Die Budgetierung hat Auswirkungen darauf, dass erbrachte Leistungen bei Überschreitung der angegebenen Grenzen nicht abgerechnet werden können. Ich müsste meine Termin-Kontingent also per Hand überwachen ... und darauf achten, dass pro Quartal INSGESAMT nicht mehr bspw. „PAR-Leistungen“ durchgeführt werden dürfen, weil ich als Praxis bei Überschreiten eines bestimmten Punktwertes diese Leistung von der GKV nicht bezahlt bekomme.
Stellen Sie für eine Terminart Zeitraum (Quartal oder Monat, …) und Anzahl der möglichen Termine ein. Damit haben Sie die automatische Überwachung von Termin-Kontingenten für alle Terminbuchungen aktiviert. Über die Statistik im Terminkalender können Sie die statistische Auswertung zum Verbrauch und zu den verfügbaren Kontingenten pro Terminart aufrufen.
Kontingent ausgeschöpft!: Termine werden automatisch in den nächsten Zeitraum (Quartal oder Monat, ...) gebucht. Wenn Sie Termine per Hand buchen überschreiten Sie bewusst das Termin-Kontingent – in der Statistik im Terminkalender wird Ihnen das entsprechend angezeigt.
- Termin soll online als Videosprechstunde durchgeführt werden
Für Termine, die ausschließlich als Videosprechstunde über die App "Telemedizin" durchgeführt werden sollen: KlickIcon [Online-Termin].
- Terminart für interne Termine
Ein Termin kann so konfiguriert werden, dass er nur (!) im Terminkalender sichtbar ist, der Patient aber nicht benachrichtigt wird: KlickIcon [Interner Termin].
„Interne Termine“ können für Labor- oder ähnliche Aufgaben als Blocker gebucht werden.
- Patienten sollen Termine bei einen bestimmten (Wunsch-)Behandler buchen können
Räume können als Behandler benannt angelegt werden. Mit dieser Einstellung können Patienten nach Auswahl der Terminart, Termine bei einem bestimmten (Wusch-)Behandler buchen.
- Termine der selben Terminart sollen ohne Abstand gebucht werden können
Bei der automatischen Terminbuchung werden die Plandauer und die Startzeit berücksichtig. Es gibt keine Abstände zwischen zwei Terminen der selben Terminart.
Beispiel: Plandauer 60 Minuten; Startzeit 08:00; angebotene Termine 08:00, 09:00, 10:00, 11:00, ...
- Terminart ohne Terminerinnerung
Sie können einstellen, dass für eine Terminart keine Terminerinnerung versendet werden sollen – think twice: es werden nur keine Terminerinnerungen versendet, alle anderen Benachrichtigungen gehen aber an die Patienten raus.
Fall 1
Wenn Sie der Terminart keinen Raum zuordnen, werden bei der automatischen Terminbuchung Termine dieser Terminart in allen Räume gebucht (vorausgesetzt, der Raum ist frei).
Fall 2
Wenn eine bestimmte Terminarten nur in einem speziellen Raum durchgeführt werden kann (spezielle Ausstattung, ...), muss diese Terminart mit diesem Raum verknüpft werden.
- Wählen Sie Ihren Standort aus.
Die Terminart ist bereits mit Versicherungsarten und Behandlungszeiten verknüpfen – das haben Sie im Zuge der Schritt-für-Schritt-Konfiguration beim Anlegen einer neuen Terminart erledigt.
Hier kann ich Versicherungsarten und Behandlungszeiten noch einmal ändern.
Sie können Dokumente mit Terminarten verknüpfen; diese Dokumente werden automatisch mit der Terminbuchung im Patientenportal abgelegt.
Wir stellen Ihnen eine Auswahl an fertigen Anamnese-Bögen bereit, die Sie mit Terminarten verknüpfen können.
So sieht das für Patienten aus, wenn Dokumente zusammen mit der Terminbuchung im Patientenportal abgelegt wurden:
Und so geht's – Dokumente mit Terminarten verknüpfen – Film ab:
- Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente aus.
- Bestimmen Sie (jeweils) den Zeitpunkt, wann das Dokument im Patientenprotal abgelegt werden soll: vor dem Termin, zum Termin, nach dem Termin.
Good to know
Dokumente, die mit einer Terminart verknüpft sind werden nur ein mal im Patientenportal abgelegt, auch wenn der Termin mehrfach gebucht wurde.
Dokumente wieder löschen
Wird ein gebuchter Termin (mit dem ein Dokument verknüpft ist) wieder gelöscht, wird auch das Dokument im Patientenportal gelöscht.
Für jede Terminart stehen diese E-Mail- und SMS-Vorlagen für Benachrichtigungen an Ihre Patienten zur Verfügung:
Terminbestätigungen, Terminerinnerungen oder Terminverschiebungen und auch Terminabsagen können via E-Mail oder SMS verschickt werden; genauso wie Informationen zu geplanten Terminen, die vom Patienten über das Patientenprotal bebucht werden sollen.
Diese Vorlagen sind identisch mit den allgemeinen Vorlagen.
Sobald Sie eine Vorlage für eine Terminart ändern (Betreffzeile oder E-Mail-Text oder SMS-Text), wird diese Vorlage verwendet und die allgemeine Vorlage wird überschrieben. Mit der Änderung ist die Vorlage automatisch aktiviert.
Wenn Sie eine Vorlage für eine Terminart wieder deaktivieren KlickIcon [Auf Standard zurücksetzen], wird automatisch die allgemeine Vorlage gezogen.
E-Mail-Vorlage für eine Terminart anpassen – Film ab: