Ein Patient möchte einen Vor-Ort-Termin oder einen Termin für eine Videosprechstunde vereinbaren. Mit nur einem Klick auf „+ Termin“ starten Sie die automatische Terminbuchung.

Termine automatisch buchen – Film ab:

Und so geht's

1. KlickIcon [Terminkalender].
2. KlickIcon [+ Termin].
3. Wählen Sie einen Bestandspatienten aus (im Suchfeld können Sie Patienten über Vor- oder Nachname suchen) oder legen Sie einen neuen Patienten an, siehe Zwischenschritt 1.
4. Wählen Sie eine Terminart aus.
5. Schalten das Patientenportal frei (erforderlich für Videosprechstunden), siehe Zwischenschritt 2.
6. Wählen Sie Zeitraum und Zeitpunkt für den Termin aus.
7. Buchen Sie aus der Liste der angebotenen Terminen einen Termin.
   Die Buchung wird bestätigt. Sie können jetzt direkt zu dem gebuchten springen und einen Terminzettel ausdrucken, der alle zukünftigen Termine des Patienten zeigt.

Good to know

• TERMINBUCHUNG ABBRECHEN
  Das „Neuer Terminvorschlag“-Fenster kann jederzeit mit „X“ geschlossen werden: die Terminbuchung wird abgebrochen; ein Entwurf wird nicht gespeichert.

• NAVIGATION DURCH DIE TERMINBUCHUNG
  Benutzen Sie im Fall der Fälle die „Zurück“-Funktion im „Neuer Termin“-Fenster. Die Schrittanzeige „1-2-3“ zeigt Ihre aktuelle Position und den Fortschritt für die Terminbuchung.

• ZEITRAUM WÄHLEN
  In Schritt 2 erfrage ich beim Patienten, wie schnell er einen Termin benötigt. Ich muss mindestens einen Zeitraum wählen, in dem der Patient vorzugsweise Zeit hat; die Terminbuchung kann sonst nicht weitergeführt werden.

• TERMIN AUSWÄHLEN/ALTERNATIV-TERMINE
  In Schritt 3 werden mir freie Termine angezeigt, die ich auch nach Räumen filtern kann.
  Ist kein passender Termin dabei, lassen Sie sich (immer weitere) Alternativtermine anzeigen.

• ÄNDERUNGEN IM BUCHUNGSPROZESS
  In Schritt 3 kann ich den Patienten, die Terminart und den Zeitraum noch einmal ändern.

• TERMIN-PRÄFERENZEN
  Wenn für einen Patienten Termin-Präferenzen hinterlegt sind (zum Beispiel Montags morgens oder Donnerstags nachmittags), werden diese für die Auswahl des Zeitraums angezeigt und bei der automatischen Suche nach freien Terminen berücksichtigt.

Automatische Zwischenschritte

• Zwischenschritt 1: Videosprechstunden buchen und gleichzeitig das Patientenportal freischalten
  Für Videosprechstunden und für den Fall, dass ein Patient noch nicht für das Patientenportal freigeschaltet ist, können Sie das Portal im Buchungsprozess freischalten; Sie müssen dafür nicht erst in die Patienten-Stammdaten abspringen. Du bleibst also im "Flow" einer Terminbuchung und bekommst die Freischalt-Funktion direkt angeboten.

• Zwischenschritt 2: Neue Patienten beim Terminbuchen anlegen
  Neue Patienten können im Buchungsprozess angelegt werden, auch hier müssen Sie nicht erst in die Patienten-Stammdaten abspringen. Du bleibst also im "Flow" der Terminbuchung und bekommst die „Neuen Patienten anlegen“-Funktion direkt angeboten.

Alternative

Sie können Termine auch aus der App "Patienten" heraus buchen: mit nur einem Klick auf „+ Termin“ starten Sie die Terminbuchung.

Buchen Sie Termine per Hand in freie Terminlücken

Wenn Sie Termine per Hand buchen, wird die automatische Terminvergabe umgangen.

Sie können Termine aber auch per Hand der Behandlungszeiten buchen oder Sie vereinbaren parallele Termine in einem Behandlungsraum oder Sie buchen Termine an Feiertagen buchen. In diesem Fall, werden Sie aber per Meldung darauf aufmerksam gemacht, dass ein Termin zum Beispiel außerhalb der Behandlungszeiten liegt oder auf einen Feiertag fällt.

Termine per Hand buchen – Film ab: 

Und so geht's

1. Ansicht „Tag“ oder Ansicht „Woche“ aufrufen.
2. Terminlücke (weißer Bereich) im Terminplaner anklicken; setzen Sie den manuellen Termin mit dem „+“; manuelle Termine sind übrigens nahtlos buchbar.
   Der coordinator führt Sie ab jetzt durch die Terminbuchung.
   Die Buchung wird bestätigt. Sie können jetzt direkt zu dem gebuchten springen und einen Terminzettel ausdrucken, der alle zukünftigen Termine des Patienten zeigt.

Good to know

• TERMINE INNERHALB DER BEHANDLUNGSZEITEN BUCHEN
  Termine sind im Rahmen der Behandlungszeiten buchbar.
  Öffnungszeiten und Behandlungszeiten sollten dich nur am Rande interessieren, sie sind nach praxisinterner Planung und entlang von Bundesland-Kalendern aufgesetzt. Buchen Sie also nur Termine in Terminlücken, die als weißer Bereich im Terminplaner angezeigt sind.

• TERMINE AUSSERHALB DER BEHANDLUNGSZEITEN BUCHEN
  Termine sind AUCH außerhalb der Behandlungszeiten buchbar.
  Ein Sonderfall, der aber unter Umständen und in Absprache mit dem Behandler sinnvoll ist. Der coordinator weißt Sie über eine Meldung darauf hin, dass der Termin außerhalb der Behandlungszeiten liegt.

• TERMINE PARALLEL BUCHEN
  Es können auch mehrere Termine parallel für einen Behandler eingetragen werden. Dafür kopieren Sie einfach einen bestehenden Termin und ändern den Patientennamen und tragen eine „parallele Zeit“ ein; auch die Terminart könnte geändert werden. Terminbeginn und Terminende werden dabei übernommen.

Als Variante zu klassisch gebuchten Terminen können Sie Termine auch planen.

Die beiden folgenden Szenarien zeigen, für welche Praxisworkflows diese Funktion sinnvoll und hilfreich ist.

Szenario 1: Um Termine nicht zwingend in der Praxis vereinbaren zu müssen, können Sie Ihren Patienten anbieten, Termine selbst über das Patientenportal zu buchen.

Als Praxis wählen Sie die Terminart und den Zeitpunkt, wann der Patient den Termin buchen soll – mehr ist für Sie nicht zu tun. Der Zeitpunkt, wann der Patient den geplanten Termine buchen soll, kann auf eine Woche genau eingestellt werden.

Überlassen Sie die Buchung von Terminen Ihren Patienten. Diese haben so die Möglichkeit, in aller Ruhe mit dem persönlichen Kalender zur Hand, von zu Hause oder von unterwegs Termine zu buchen. Per E-Mail und/oder SMS werden die Patienten benachrichtigt und erinnert, dass sie einen Termin über das Patientenportal buchen müssen.

Werden geplante Termin für Patienten angelegt, die noch keinen Patienten-Portal-Zugang haben, kann der Portal-Zugang direkt während der Terminbuchung freigeschaltet werden.
Die E-Mail-Adresse des Patienten wird entweder aus den Stammdaten übertragen – andernfalls tagen Sie die E-Mail-Adresse direkt ein. Mit nur einem Klick können Sie dann das Patientenportal freischalten. Setzen Sie anschließend die Terminbuchung wie gewohnt fort.

Bucht ein Patient seine geplanten Termine nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitraums, werden diese geplanten Termine aus dem Patientenportal gelöscht. Für die Praxis bleiben diese Termine aber sichtbar und können erneut zum Buchen an den Patienten übergeben werden.

Überlassen Sie die Buchung von Terminen Ihren Patienten – Film ab:

Und so geht's

1. Rufen Sie einen Patienten auf, für den Sie einen Termin planen wollen. Sie legen damit eine Art "Terminhülle" fest: Sie bestimmen die Terminart und den gewünschten Zeitraum.
2. Weisen Sie dem Patienten die Aufgabe "Termin buchen" zu.
   Der zu buchende Termin wird im Terminkalender in die Liste "Zu planende Termine" eingereiht.
   Für den Patienten erscheint der geplante Termin im Patientenportal unter "Termine" und "Aufgaben" als zu buchen.
3. Gehen Sie davon aus, dass der Patient diesen Termin irgendwann selber bucht.

Szenario 2: Geplante Termine als "Merker" – Terminbuchung in der Praxis

Wie in Szenario 1 sind geplante Termine erst einmal nur eine Art "Terminhülle", über die der Behandler zum Beispiel für einen Folgetermin Terminart und Zeitpunkt festlegt.

Gebucht wird dieser Termin dann am Empfang, bevor der Patient die Praxis verlässt. Vorteil: der Patient muss sich weder Terminart noch Zeitpunkt merken – diese Daten sind automatisch als geplanter Termin im Terminkalender hinterlegt, der dann in Absprache mit dem Patienten gebucht wird.

Über die Liste "Zu planende Termine" werden geplante Termine zu "echten" Terminen – verwenden Sie die klassische Terminbuchung oder, noch komfortabler, buchen Sie die Termine per Drag-and-drop.

Buchung noch in der Praxis, von der Praxis – Film ab:

Und so geht's

1. Rufen Sie einen Patienten auf, für den Sie einen Termin planen wollen. Sie legen damit eine Art "Terminhülle" fest: Sie bestimmen die Terminart und den gewünschten Zeitraum.
2. Weisen Sie dem Terminkalender die Aufgabe "Termin buchen" zu.
   Der zu buchende Termin wird im Terminkalender in die Liste "Zu planende Termine" eingereiht.

Wo werden mir geplante Termine angezeigt, wie kann ich danach filtern?!

Geplante Termine werden im Terminkalender in einer eigenen Liste geführt. Die Termine zeigen alle wichtigen Informationen auf einen Blick: z.B. die Kennzeichnung, dass der Patient oder die Praxis den Termin buchen soll, die Termindauer oder Notizen.

Behalten Sie alle geplanten Termine im Blick. Verwenden Sie ganz einfach die Statistik im Terminkalender oder in der Patientenliste und filtern Sie speziell nach Patienten mit geplanten Terminen.

Eine Terminkette besteht aus fest aufeinander folgenden Terminen.
Eine Terminkette ist eine Art „Hülle“ für unterschiedlichen, fest aufeinander folgenden Terminarten, die wiederum einzeln gebucht werden müssen. Terminketten bestehen aus mindesten zwei Terminarten aus dem medondo-„Fundus“. Alle Terminarten haben Default-Zeitabstände (inklusive plus- und minus-Toleranzen); die Plandauer eines Termins stammen aus der Terminarten-Administration.

Voraussetzung ist, dass überhaupt Terminketten über die Administration angelegt wurden. Beim Versuch eine Terminkette hinzufügen, steht Ihnen sonst nämlich keine Auswahl von Terminkette zur Verfügung.
Sie werden in diesem Fall über eine Meldung informiert, dass zunächst Terminketten angelegt werden müssen, bevor ich diese einem Patienten hinzufügen kann.

 Und so geht's: Terminkette einem Patienten hinzufügen

1. Um Termine für eine Terminkette buchen zu können, müssen Sie zuerst dem Patienten eine Terminkette zuordnen.
2. Ein Terminkette kann im Zuge einer automatischen Terminbuchung zugeordnet werden: KlickIcon [Weitere Optionen] > [Terminkette hinzufügen].
3. Alternativ: aus der App Patient heraus, KlickIcon [Termine] > [+ Terminkette].

Und so geht's: Termine für eine Terminkette buchen

Sie können immer nur den nächsten anstehenden Termin buchen. Dazu wird automatisch der Termin-Wizard zur Automatischen Terminvergabe aufgerufen.

• Rufen Sie einen Patienten auf, für den Sie Termine für eine Terminkette buchen wollen.
• Rufen Sie den Tab "Termine" auf.
• KlickIcon [+ Termin hinzufügen].
  Der Patient bekommt für jeden gebuchten Termin eine Terminbestätigung per E-Mail.
  Daran, dass ich den nächsten Termin buchen muss, werde ich per Benachrichtigung rechtzeitig informiert.

Sie können einen „Blocker“ im Terminkalender setzen, um ein einmaliges Ereignis ohne Bezug zu einem Patienten als Internen Termin anzulegen.

Aus einem manuellen Termin wird mit nur einem Klick ein interner Termin. So blockieren Sie einen Raum, weil dort zum Beispiel ein Defekt an einer Ausstattung vorliegt und dieser beseitigt werden muss.

Und so geht's

1. Ansicht „Tag“ oder Ansicht „Woche“ aufrufen.
2. Terminlücke (weißer Bereich) im Terminplaner anklicken; setzen Sie den manuellen Termin mit dem „+“; Termine sind übrigens nahtlos buchbar.
   Der coordinator führt Sie ab jetzt durch die Terminbuchung.
3. KlickIcon [Interner Termin].
4. Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus und bestätigen Sie mit KlickIcon [+ Erstellen]. Dadurch, dass Sie den internen Termin in einen bestimmten Raum gebucht haben, ist der "Raum" bereits ausgewählt.

Was ist anders bei internen Terminen!?

• Interne Termine haben keine Terminart.
• Interne Termine gelten immer nur für ein bestimmtes Datum, für einen bestimmten Tag mit Start- und eine Endezeit.
• Interne Termine werden nicht durch die Patientensteuerung geschleust.
• Bedenken Sie: Interne Termine haben keine Fälligkeit – im Vergleich zu Aufgaben aus der App "Aufgaben".

Du benötigst für Laboraufträge oder für die Besprechung von Behandlungsplänen einen Termin, der sich zwar auf einen Patienten bezieht, für den der Patient aber nicht in der Praxis sein muss.

Dieser Termin hat einen indirekten Patienten-Bezug. Das heißt, dass ein to-do für die Praxis für einen Patienten erstellt wurde. Der Patient bekommt in diesem Fall weder eine Terminbestätigung noch Terminerinnerungen.

Für solche oder ähnliche Fälle können Sie interne Termine mit Patienten-Bezug buchen.

Good to know: Sie müssen dafür über die Administration eine eigene Terminart anlegen und diese auf "Interner Termin" setzen.

Jetzt können Sie Termin über die automatische Terminbuchung oder per Hand buchen.

Patienten können Termine über das Patientenportal absagen

Wenn von der Praxis vorgesehen und konfiguriert, können Patienten mit Zugang zum Patientenportal dort Termine absagen.

Sagt ein Patienten einen Termin ab, wird dies im Aktivitäten- und Nachrichten-Dashboard angezeigt.

Sie wollen wissen, welche Patienten ihre Termine abgesagt haben!?

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Im Tab "Termine": Filter "Abgesagt" oder in der Patienten-Termin-Statistik, Filter "Abgesagt"
• Oder in der Statistik über den Terminkalender

Sie wollen Ihren Patienten das Neubuchen erleichtern?!: Setzen Sie sie auf die Warteliste oder planen Sie die Termine neu über "Termin planen".