• Gut zu wissen: Nach der Ersteinrichtung wurden alle Kontaktdaten und das Praxislogo automatisch übernommen.
• Ihre Praxis ist automatisch der Hauptsitz.

• Für durchgeführte Termine können Sie über die jeweilige Terminkachel im Terminkalender und Ihre Patienten über das Patientenportal Termin-Bescheinigungen aufrufen, downloaden oder ausdrucken. Dabei gelten folgende Bedingungen:
  - Termin muss in der Vergangenheit liegen (Terminende!)
  - Termin muss entweder den Status „durchgeführt“ oder „abgerechnet“ haben
  - Termin darf kein interner Termin sein oder ein „Termin unbekannter Patient“

Sie können Ihre Termin-Bescheinigungen so konfigurieren, dass darauf automatisch die Unterschrift des behandelnden Arztes eingefügt wird.
Laden Sie unter "Allgemeine Unterschrift" eine Datei mit der gescannten Unterschrift des behandelnden Arztes hoch.

Und so sieht eine Termin-Bescheinigung mit automatisch eingefügter Unterschrift des behandelnden Arztes aus:

Damit Sie dem Standort eine Anzeigezeit zuordnen können, muss vorher eine Anzeigezeit angelegt worden sein.

Anzeigezeit dem Standort zuordnen – Film ab:

Und so geht's

1. KlickIcon [Standort] > KlickIcon [Standort-Name] > KlickIcon [Zeiten].
   Alle festgelegten Anzeigezeiten werden hier aufgelistet.
2. Wählen Sie Ihre Anzeigezeit aus der Liste.

• Wählen Sie die für Ihre Praxis passende Spezialisierung.

Eine Schließzeit kann für die gesamte Praxis gelten; Sie können Schließzeiten auch für einzelne Räume festlegen.

Festgelegte Schließzeiten müssen jetzt nur noch der gesamten Praxis oder einem einzelnen Raum zugeordnet werden. Am Ende des folgenden Videos zeigen wir, wie Schließzeiten im Terminkalender dargestellt werden.

Schließzeiten zuordnen – Film ab:

Und so geht's (Schließzeit für einzelnen Behandlungsraum)

1. KlickIcon [Räume und Gruppen] > KlickIcon [Räume] > KlickIcon [Raum „…“, für den die Schließzeit gelten soll] > KlickIcon [Schließzeiten].
   Alle festgelegten Schließzeiten werden hier aufgelistet.
2. Wählen Sie Ihre Schließzeit aus der Liste.

Und so geht's (Schließzeit für gesamte Praxis)

1. KlickIcon [Standort] > KlickIcon [Standort-Name] > KlickIcon > KlickIcon [Schließzeiten].
   Alle festgelegten Schließzeiten werden hier aufgelistet.
2. Wählen Sie Ihre Schließzeit aus der Liste.

In welchem Bundesland ist Ihre Praxis ansässig?: Niedersachsen.

• Aktivieren Sie Feiertage und/oder Ferien für Niedersachsen
  Im Terminkalender werden diese Tage als Feiertage und/oder Ferien gekennzeichnet.

  Wichtig zu wissen: ...
  ... in den Ferien können Termine gemäß konfigurierter Behandlungszeiten gebucht werden.
  ... an Feiertagen können keine Termine über die automatische Terminbuchung vereinbart werden; als Praxis können Sie an Feiertagen Termine aber manuell buchen.

• Sollten Sie Bundesland übergreifen arbeiten, können Sie Feiertage und/oder Ferien auch für zum Beispiel zwei Bundesländer aktivieren.

Für jeden Patienten können Sie einen Terminzettel aufrufen und ausdrucken. Auf diesem Terminzettel sind alle zukünftigen Termine eines Patienten aufgelistet:

• Wenn Sie Terminzettel ausdrucken möchten, können Sie zwischen zwei Formaten wählen: DIN A5 und DIN A6 – wenn Sie Terminzettel als pdf-Datei speichern, spielt das Format keine Rolle.
• Gestalten Sie Ihre Terminzettel selber: Die Terminauflistung kann zum Beispiel in Tabellenform dargestellt werden, Sie können Ihre Praxisadresse oder einen extra Hinweis anzeigen lassen.

• Pflicht:
  Aktivieren Sie den „Hauptschalter“ für alle E-Mail- und/oder SMS-Benachrichtigungen.
  Über den „Hauptschalter“ für E-Mail- und/oder SMS-Benachrichtigungen aktivieren Sie den Benachrichtigungsservice. Dabei können Sie auswählen, ob Benachrichtigungen per E-Mail und/oder per SMS versendet werden sollen.

• Pflicht:
  Überprüfen Sie, ob die aktivierten Benachrichtigungen und die Benachrichtigungstypen zu Ihren Anforderungen passen. Sollen Patienten bestimmte Benachrichtigungen nicht erhalten oder sollen bestimmte Benachrichtigungen nur per SMS versendet werden, können Sie das hier ändern.

• Pflicht:
  E-Mail-Adresse und Handynummer in den Patienten-Stammdaten überprüfen.

• Sinnvoll vorkonfiguriert – muss nicht unbedingt geändert werden: Wählen Sie aus, welcher Benachrichtigungstyp automatisch in den Patienten-Stammdaten von Neupatienten (!) aktiviert sein soll: E-Mail und/oder SMS.
  Sie können auswählen, ob Neupatienten Benachrichtigungen per E-Mail und/oder per SMS erhalten sollen.

• Sinnvoll vorkonfiguriert – muss nicht unbedingt geändert werden: Benachrichtigungstyp E-Mail und/oder SMS für einzelne Patienten aktivieren oder deaktivieren.

• Sinnvoll vorkonfiguriert – muss nicht unbedingt geändert werden: Terminerinnerungen für eine bestimmte Terminart abwählen. Sie können einstellen, dass für eine bestimmte Terminart keine Terminerinnerung versendet werden sollen – think twice: es werden nur keine Terminerinnerungen versendet, alle anderen Benachrichtigungen gehen an den Patienten raus.

Bitte beachten, wenn die ivoris-Schnittstelle im Einsatz ist

Mit der Import-Funktion können alle Behandlungsplätze, alle Terminarten oder alle Termine oder alle Patienten auf einmal in den coordinator übernommen werden. Importieren heißt, dass ab dem Zeitpunkt des Imports alle Behandlungsplätze, alle Terminarten oder alle Termine oder alle Patienten im coordinator vorhanden sind.
In Bezug auf die E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen gibt es aber eine Besonderheit: Beim Importieren werden einmal alle Patientenstammdaten in den coordinator übernommen. Jeder Neupatient ist somit von diesem Import ausgeschlossen. Das heißt, dass Sie für Neupatienten die Patientenstammdaten für die E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen per Hand pflegen müssen.

Wann sollen Ihre Patienten über Änderungen an Terminen informiert werden?

Ich muss einen Termin verschieben oder doch noch den Behandler wechseln. Über solche und andere Änderungen werden Ihre Patienten per E-Mail automatisch informiert.
Aber WANN sollen Ihre Patienten informiert werden? Sofort nach jeder Änderung? Stellen Sie lieber eine Sendeverzögerung ein, damit nicht jede Änderung sofort per E-Mail an Ihre Patienten gesendet wird und diese womöglich dadurch den Überblick verlieren.
Nach der letzten Änderung beginnt die Sendeverzögerung zu laufen und nach Ablauf der Sendeverzögerung erhält Ihr Patient die E-Mail.
Good to know: Patienten, die die Externe Online-Terminvergabe verwenden, erhalten E-Mail-Benachrichtigungen hingeben sofort.

1. KlickIcon [Administration] > [E-Mail & SMS] > [Allgemein].
2. Sendeverzögerung in Stunden und Minuten einstellen.

Vorlaufzeit und Zeitpunkt für die Versendung von Erinnerungsmail einstellen (gilt für Erinnerungen für gebuchte und geplante Termine)

Jeder Patient erhält zu seinen Terminen Erinnerungsmails.

Für jede Erinnerungsmail können Sie die Vorlaufzeit und den Zeitpunkt für die Versendung einstellen. Sollen auch die Wochenende für die Vorlaufzeit berücksichtigt werden, aktivieren Sie diese Funktion extra.

Es wird immer der ganze Tag, 24 Stunden auf Termine gescannt. Der Zeitpunkt für die Versendung ist nur der Startzeitpunkt, wann das Ergebnis des 24-Stunden-Scanns, also die Erinnerungen versendet werden.

Wählen Sie für die erste Erinnerungsmail eine sinnvolle Vorlaufzeit und stufen Sie diese gut auf die anderen Erinnerungsmails ab.

Erfahrungsgemäß werden Erinnerungen früher als drei Tage von Patienten übersehen oder vergessen.

Sobald die erste Erinnerungsmail versendet wurde, wird auf der Termin-Kachel im Terminkalender ein „Briefchen“-Symbol angezeigt.

Unabhängig vom Intervall wird immer die selbe Erinnerung gesendet.

Think twice: Schreiben Sie in die Vorlagen für die Termin- und Dokument-ausfüllen-Erinnerungen keine zusätzlichen Zeitangaben wie heute oder morgen, wenn Sie die Erinnerungsintervalle aktiviert haben. Die Intervalle können mit dem Versende-Datum kollidieren und den Patienten verwirren. Setzen Sie immer die Variablen für die Termindaten ein: {{ AppointmentDate }}, usw.

Terminerinnerungen werden immer gesendet, auch wenn ...

• Termine außerhalb der Öffnungs- und Behandlungszeiten liegen
• Termine innerhalb von Schließzeiten gebucht wurden
• Ferien aktiviert sind

So prüft das System, wann Erinnerungen versendet werden:

Sie wollen Ihren Patienten E-Mails senden und als Absender namentlich oder eindeutig als Praxis „…“ erkennbar sein? Sie wollen auch, dass Patienten auf E-Mails zu Registrierung, Terminverschiebung oder Dokumentenaustausch antworten können? – Sie wollen also keine noreply@...-E-Mails verschicken!

Sie haben die Wahl zwischen zwei Varianten. Sie wollen entweder, dass der Absender als noreply angezeigt wird oder, dass der Absender namentlich und eindeutig als Praxis identifizierbar ist.

Variante 1

Sender Name: Praxisname

Sender Adresse: noreply@medondo.app oder noreply@medondo.com

Antwort zu Adresse*: info@Praxisname.de

Variante 2 (Für diese Variante muss die E-Mail-Domain administriert werden.)

Für diese Variante muss Ihre E-Mail-Domain administriert werden – durch unser Support in Zusammenart mit dem Domain-Inhaber oder dem technischen Dienstleister des Domain-Inhabers.

Sender Name: Praxisname

Sender Adresse: info@Praxisname.de

Antwort zu Adresse*: info@Praxisname.de

* Patienten können auf E-Mails zu Registrierung, Terminverschiebung oder Dokumentenaustausch antworten.

#Administration der E-Mail-Domain#

Das Sender Policy Framework (SPF) ist eine Technik, die das Fälschen des Absenders einer E-Mail erschweren soll.

Wenn kein SPF TXT-Record vorhanden ist, muss der Eintrag folgendermaßen heißen:

v=spf1 a mx a:otc-de-spf.mms.t-systems-service.com ~all

Wenn Sie für Ihre E-Mail-Domain bereits einen SPF TXT-Record eingerichtet haben, müssen Sie nur den folgenden Teil zusätzlich aufnehmen:

a:otc-de-spf.mms.t-systems-service.com

Warum muss der TXT-Record in der Domain aufgenommen werden?

Das Sender Policy Framework prüft, ob der sendende E-Mail-Server (medondo-Cloud-Server über Telekom) überhaupt berechtigt ist, im Namen der E-Mail-Domain (praxisxy.de) E-Mails zu versenden.
Der DNS TXT-Record muss aufgenommen werden, damit diese Prüfung erfolgreich ist.

Was die Folgen sind, wenn der DNS TXT-Record nicht aufgenommen wird?

• SPAM-Verdacht
• verzögerter Empfang von E-Mails (Stunden später)
• keine Zustellung von E-Mails bei größeren Anbietern (Google, Microsoft, …)

Wer kann diese Konfiguration ausführen?

Der Domain-Inhaber oder der technische Dienstleister des Domain-Inhabers.

Wo wird der DNS TXT-Record aufgenommen?

In der DNS Zonenverwaltung der E-Mail-Domain.
Dabei ist der Host-Teil des Eintrags leer (manche DNS-Anbieter setzen hier ein „@“), der Record-Typ ist „TXT“ und der Inhalt des Records ist oben beschrieben.

Wie prüfe ich, ob der TXT-Record für SPF korrekt gesetzt wurde?

Auf mxtoolbox.com kann der SPF TXT-Record getestet werden:

https://mxtoolbox.com/spf.aspx

Sie können die Betreffzeile und den E-Mail-Text oder den SMS-Text in den Vorlagen ändern.

Good to know: Praxis-individuellen Änderungen von E-Mail- oder SMS-Vorlagen bleiben auch nach einem Update erhalten.

E-Mail Vorlagen anpassen

1. KlickIcon [Administration] > [E-Mail & SMS] > [E-Mail/SMS Vorlagen].
2. Verwenden Sie die fertigen E-Mail Vorlagen und passen Sie diese nach Ihren Vorstellungen und Anforderungen an.
   Bitte beachten: Schreiben Sie in die Vorlagen für die Terminerinnerungen keine zusätzlichen Zeitangaben wie heute oder morgen, wenn Sie die Erinnerungsintervalle aktiviert haben. Die Intervalle können mit dem Versende-Datum kollidieren und den Patienten verwirren (Vorlaufzeit und Zeitpunkt für die Versendung von Erinnerungsmails). Setzen Sie immer die Variablen für die Termindaten ein: {{ AppointmentDate }}, usw.
3. Klicken Sie in die Betreffzeile oder in den E-Mail-Text oder der SMS-Text und nehmen Sie dort Ihre Änderungen vor. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
4. Ändern Sie aber nicht die Variablen, die so dargestellt sind: {{…}}.
   Um Variablen einzufügen, bedienen Sie sich aus dem Pool an "Verfügbaren Variablen".

Alle Variablen haben sprechende Namen bekommen – für die folgenden Variablen stellen wir hier noch zusätzliche Informationen bereit

• Bestätigungscode für Neupatienten: Variable {{ ConfirmationCode }}
  Automatisch erzeugter Bestätigungscode für Neupatienten, die zum ersten Mal einen Termin über die Online-Terminvergabe buchen – diese Variable darf nur in diesem Zusammenhang verwendet werden.
• Fußzeilen-Vorlage: Variable {{ FooterTemplate }}
  Erstellen Sie einmal hier Ihre Praxis-Signatur. Wenn Sie diese Variable in eine E-Mail-Vorlage kopieren, wird die Praxis-Signatur automatisch in alle E-Mail-Benachrichtigen eingefügt.
• Disclaimer-Vorlage: Variable {{ DisclaimerTemplate }}
  Erstellen Sie einmal hier Ihren E-Mail-Disclaimer. Wenn Sie diese Variable in eine E-Mail-Vorlage kopieren, wird der E-Mail-Disclaimer automatisch in alle E-Mail-Benachrichtigen eingefügt.
• Erinnerung an Dokument: Variable {{ DocumentReminder }}
  Erstellen Sie einmal hier einen Erinnerungstext, dass Patienten zu oder vor einem Termin Dokumente im Patientenportal ausfüllen müssen. Wenn Sie diese Variable in eine E-Mail-Vorlage kopieren, wird dieser Erinnerungstext automatisch in alle E-Mail-Benachrichtigen eingefügt.

Variablen können per Mausklick in die Zwischenablage kopiert werden; fügen Sie die Variable mit "strg + v" ein.

Diese Variablen werden beim Versenden der E-Mail automatisch gefüllt.

SMS-Vorlagen anpassen

Eine Benachrichtigung per SMS darf maximal 160 Zeichen lang sein; in den SMS-Vorlagen ist dieser Wert berücksichtigt. Praxen, die die SMS-Vorlagen ändern wollen erhalten eine Warnung, wenn die maximal erlaubt Zeichenanzahl erreicht ist. Good to know: die Praxis wird auch gewarnt, wenn unerlaubt Zeichen verwendet werden.

Fußzeile für Benachrichtigungen individuell anpassen

Unter "Allgemein" > "Fußzeile der Nachricht" können Sie Ihre Signatur in die Fußzeile einfügen.

E-Mail-Nachricht formatieren

Sie haben die Möglichkeit, Formatierungen in der E-Mail-Nachricht selber zu ändern ("Allgemeine HTML Vorlage"), Voraussetzung dafür sind HTML-Kenntnisse.

Good to know: die Farbe der E-Mail-Nachricht wird automatisch aus der Administration für die Praxis-Standorte übernommen.

Links, die Sie in die Nachricht einfügen, werden automatisch als Buttons dargestellt.

Test-E-Mail senden

Sie können jede Nachricht testweise versenden. Dabei werden die Variablen mit Testdaten gefüllt.
Praxisname und Adresse, … übertragen sich automatisch in die Fußzeile; voraus-gesetzt, diese Daten wurden unter Allgemeinen Praxisdaten eingetragen.

1. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Test-E-Mail gesendet werden soll.
   Wenn die E-Mail-Adresse eingetragen ist, verändert sich „Test-E-Mail“ zu einem Button.
2. KlickIcon [Test-E-Mail senden].

Jedem Standort eine gültige E-Mail-Adresse zuordnen

1. KlickIcon [Administration] > [Standort] > [Standort Name …] > [Standort].
2. Geben Sie unter „E-Mail“ eine gültige E-Mail-Adresse ein.
   Diese E-Mail-Adresse muss dem E-Mail-Konto zugeordnet sein, das zu diesem Standort gehört.

Für jede Terminart stehen diese E-Mail- und SMS-Vorlagen für Benachrichtigungen an Ihre Patienten zur Verfügung:

Terminbestätigungen, Terminerinnerungen oder Terminverschiebungen und auch Terminabsagen können via E-Mail oder SMS verschickt werden; genauso wie Informationen zu geplanten Terminen, die vom Patienten über das Patientenprotal bebucht werden sollen.

Diese Vorlagen sind identisch mit den allgemeinen Vorlagen.

Sobald Sie eine Vorlage für eine Terminart ändern (Betreffzeile oder E-Mail-Text oder SMS-Text), wird diese Vorlage verwendet und die allgemeine Vorlage wird überschrieben. Mit der Änderung ist die Vorlage automatisch aktiviert.

Wenn Sie eine Vorlage für eine Terminart wieder deaktivieren KlickIcon [Auf Standard zurücksetzen], wird automatisch die allgemeine Vorlage gezogen.

E-Mail-Vorlage für eine Terminart anpassen – Film ab: