Neue Funktionen im Überblick
Digital gestützte Anmeldung in der Praxis
Über den Self-Check-In wird die Anmeldung am Empfang beschleunigt und die Wartezeit für die Patienten verkürzt.
Patienten betreten die Praxis, melden sich selber an und gehen direkt ins Wartezimmer (der Patient erscheint automatisch im Wartezimmer in der Patientensteuerung).
Wichtig zu wissen: Der Self-Check-In funktioniert nur an dem Tag, an dem der Patient auch seinen Termin hat. Patienten können sich also auch deutlich vor Terminbeginn selbst anmelden.
"Self-Check-In" auf dem Tablet installieren
- Rufen Sie den Self-Check-In auf einem Tablet auf: https://[Ihr System].medondo.app/de/self-check-in/#/start.
- Erstellen Sie eine Verknüpfung zu "Self-Check-In" und legen Sie sich ein App-Icon auf dem Homescreen an: KlickIcon [Teilen] > Klick [Zum Home-Bildschirm].
iPad nur für "Self-Check-In" freigeben (sog. "Geführter Zugriff")
In diesem Modus ist nur "Self-Check-In" freigegeben, alle anderen Apps und Funktionen auf dem iPad sind gesperrt. U.a. hat der Homebutton keine Funktion und der Homescreen ist nicht erreichbar.
Film ab:
Und so geht's – auf dem iPad "Geführter Zugriff" aktivieren
- In den Einstellungen auf dem iPad unter "Bedienungshilfen" müssen Sie "Geführter Zugriff" aktivieren und einen Sperrcode vergeben.
- Fügen Sie in den Einstellungen auf dem iPad unter "Kontrollzentrum" "Geführter Zugriff" hinzu.
Film ab:
Und so geht's – iPad nur für "Mobile Dokumente" freigeben
- Eingeschränkten Zugriff starten
Öffnen Sie "Self-Check-In" und drücken Sie den Homebutton am iPad 3 x schnell hintereinander. Damit ist nur "Self-Check-In" bedienbar und alle anderen Apps und Funktionen auf dem iPad gesperrt sind. - Eingeschränkten Zugriff beenden
Drücken Sie den Homebutton am iPad 3 x schnell hintereinander und geben Sie anschließend den Sperrcode ein und drücken Sie noch einmal den Homebutton; alternativ KlickIcon [Beenden].
Und so geht's
- Rufen Sie den Self-Check-In auf einem Tablet auf: https://[Ihr System].medondo.app/de/self-check-in/#/start.
- Alternativ: Self-Check-In über App-Icon auf dem Homescreen öffnen.
- KlickIcon "QR-Code-Symbol" auf der Tastatur:
- Kamera-Zugriff erlauben: KlickIcon [Bei jedem Besuch erlauben].
Patienten betreten die Praxis, melden sich selber an und gehen direkt ins Wartezimmer
Für den Self-Check-In erhalten Ihre Patienten mit der Terminbestätigung einen Code und einen QR-Code; beides ist auch in den Termindetails im Patientenportal zu finden.
Über das Tablet geben Ihre Patienten den Code ein oder scannen den QR-Code. Danach gehen sie sofort weiter ins Wartezimmer.
Nach kurzer Zeit öffnet sich für die nächsten Patienten die Startseite für den Self-Check-In.
Und was passiert im coordinator, wenn sich ein Patient über den Self-Check-In angemeldet hat?!
- In der Patientensteuerung erscheint der Patient in einem der Wartezimmer; an der Termin-Karte wird das Self-Check-In-Symbol angezeigt.
- Im Meldungscockpit, unter "Termine" erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass sich ein Patient über den Self-Check-In angemeldet hat.
Der Self-Check-In ist integraler Bestandteil des coordinators und geht Hand in Hand mit der Patientensteuerung und dem Patientenportal.
Wir starten in der Patientensteuerung.
Hier sehen wir, dass Alexander Fenske jetzt einen Termin hat.
Springen wir noch mal eben ins Patientenportal: Für den Self-Check-In erhalten Patienten mit der Terminbestätigung einen Code und einen QR-Code per E-Mail; beides steht auch im Patientenportal bereit.
Film ab:
Alexander Fenske betritt die Praxis und geht direkt zum Self-Check-In-Terminal; er gibt den Code ein.
Wichtig zu wissen: Der Self-Check-In funktioniert nur an dem Tag, an dem Patienten auch Termine haben.
Film ab:
Fortgeschrittene elektronische Unterschrift (FES)
Als gesetzlich geregelter E-Signatur-Standard kann die fortgeschrittene elektronische Signatur in vielen Fällen zeit- und kostspielige manuelle Unterschrifts-Prozesse ersetzen.
Mit der Integration von FES ist es möglich, Dokumente im PDF-Format und Formulare aus dem Formular-Designer rechtsverbindlich zu unterschreiben.
Aus der Medien-App und der Patientenakte heraus können ein oder mehrere Dokumente/Formulare ausgewählt und dem Patienten und zusätzlich einem Behandler zum Unterschreiben übergeben werden. Alle Unterschriftspflichtigen erhalten dann eine E-Mail, aus der sie den Signier-Dialog öffnen können, um hier dann online zu unterzeichnen.
Für Sie als Behandler besteht, je nach Konfiguration, auch die Möglichkeit direkt in den Signier-Dialog abzuspringen, um hier dann die Unterschrift zu leisten.
Rufen Sie die Administration auf
- KlickIcon [Administration] > [Elektronische Signatur].
Legen Sie in der Administration fest, ...
- ... ob der Signier-Dialog für jeden Behandler geöffnet werden soll.
- ... ob der Behandler Dokumente per Klick bestätigen können soll (in diesem Fall ist keine echte digitale Unterschrift erforderlich).
- ... in welcher Reihenfolge Dokumente unterzeichnet werden sollen, wenn es mehrere Unterschriftspflichtige gibt.
- ... ob das Label des E-Signing-Dienstes vor dem Unterzeichnen automatisch in das Dokument einfügt werden soll.
E-Mail-Adresse für Behandler eintragen
- Für Behandler, die unterzeichnen sollen, muss eine eigene E-Mail-Adresse eingetragen werden. Denn über diese E-Mail-Adresse erhält der Behandler den Link auf den Signier-Dialog.
KlickIcon [Administration] > [Personen und Teams] > [Personen] > [Name des Behandlers].
Und so geht's
- Patienten öffnen und KlickIcon [Medien] oder KlickIcon [Patientenakte]:
- Dokument hochladen oder auswählen.
- KlickIcon [Elektronisch unterschreiben].
Und was passiert jetzt?
Alle Unterschriftspflichtigen erhalten eine E-Mail, aus der sie den Signier-Dialog öffnen müssen.
Für Sie als Behandler besteht, je nach Konfiguration, auch die Möglichkeit, direkt in den Signier-Dialog abzuspringen, um hier die Unterschrift zu leisten.
Film ab:
Signier-Status
Über die zur Unterschrift versendeten Dokumente können Sie in der Patientenakte den Signier-Status abgelesen. Wichtig zu wissen: der Signier-Status bezieht sich nur auf den Patienten.
- Die Signieranfrage ist fehlgeschlagen (zum Beispiel wenn die E-Mail-Adresse des Patienten nicht korrekt ist)
- Auf Unterschrift warten
- Unterschrieben
Erinnerung für Patienten, ein Dokument zu unterschreiben
Unterschreibt ein Patient nicht, bekommt er automatisch eine Erinnerungsemails.
Nachweise und unterschriebenes Dokument
Für unterschriebene Dokumente wird ein entsprechender Beleg (Nachweis) erstellt und in Medien-App gespeichert; diesen Beleg erhält der Unterzeichner ebenfalls per E-Mail.
Das unterzeichnete Dokument wird dem Unterzeichner per E-Mail zugeschickt – es wird nicht im Patientenportal abgelegt.
Ja, das geht, so oft Sie wollen: Sende ich ein schon signiertes Dokument noch einmal zum Signieren, wird die alte Unterschrift überschrieben.
Rufen Sie über das Dashboard die Transaktionsübersicht auf: KlickIcon [Elektronische Signatur].
Filtern und sortieren Sie nach Datum und nach Status.
- Wähen Sie ein bestimmtes Datum oder einen bestimmten Datumsbereich.
- Wählen Sie einen der folgenden Status aus:
- Warten bis Dokumente hinzugefügt wurden
- Warten auf den Unterzeichner
- in Bearbeitung
- Unterschrieben
- Verworfen
- Abgelaufen
- Abgebrochen
- Fehlgeschlagen
Medien-Links über Patientenportal bereitstellen
Über die Medien-App können Sie Links auf externe Medien/Inhalte bereitstellen.
So können zum Beispiel Links auf Behandlungsaufklärungen von DR CLIP oder zu Youtube-Kanälen der Praxis in der Medien-App und im Patientenportal zur Verfügung gestellt werden.
Da Medien-Links nur ein Verweis auf eine externe Quelle sind, wird somit der Medien-Speicherplatz im coordinator nicht belastet.
Die Hochladeprozedur ist für Medien-Links mit und ohne Patienten-Bezug gleich.
Wir zeigen in den folgenden Tutorials ...
- ... wie Medien-Links hochgeladen werden
- ... wie Medien-Links als Vorschau aufgerufen werden
- ... wie Medien-Links in ein anderes Verzeichnis verschoben werden
- ... wie Verzeichnis erstellt und gelöscht wird
Medien-Links hochladen (hier am Beispiel "Medien-Links mit Patienten-Bezug") – Film ab:
Digitaler Upload (am Beispiel von Rechnungen)
Über den Digitalen Upload werden Dateien aus dem ivoris®-Postbuch automatisch in die Patientenakte und/oder in das Patientenportal übertragen.
Zum Beispiel GOZ-, AVL/ZV- oder BEMA-Rechnungen, aber auch Röntgenbilder, Überweiserschreiben, Extrationsanweisungen, Schulbescheinigungen, Behandlungspläne, Einverständniserklärungen – je nach individueller Konfiguration.
Seriendruck in ivoris® auslösen + was passiert nach dem Digitalen Rechnungsversand?
Film ab:
Wichtig zu wissen:
Rechnungen für Patienten ohne Portalzugang werden im Patientenportal abgelegt, sobald der Portalzugang aktiviert ist. Die Rechnungen befinden sich also so lange in einem „Zwischenspeicher“, bis das Patientenportal aktiviert ist und darüber die Rechnungen empfangen werden können.
Auch für Patienten ohne Portalzugang werden Rechnungen zum coordinator übertragen und sind bei nachträglicher Aktivierung des Patientenportals verfügbar.
Für Patienten ohne E-Mail-Adresse und ohne Portalzugang: Um nach einem Quartals-Rechnungslauf die Rechnungen drucken und per Post versenden zu können, die nicht automatisch an den Patienten übermittelt werden konnten, bietet die Upload-Historie (in der Medien-App) eine entsprechende Filter- und Druckfunktion.
Über das Filterergebnis kann auch direkt der Druck ausgelöst werden (inklusive einer entsprechenden Druckbestätigung).
Und so geht's
KlickIcon [App Medien > Upload-Historie > Filter setzen.]
Über das Filterergebnis kann auch direkt der Druck ausgelöst werden (inklusive einer entsprechenden Druckbestätigung).
App Medien > Upload-Historie > Filter setzen > Patient(en) auswählen > …-Menü > Drucken.
Globale Aktivierung Patientenportal
Um Kunden den Einstieg in den coordinator zu erleichtern, die Patienten zur Benutzung des Patientenportals zu motivieren und den manuellen Konfigurationsaufwand in den Praxen zu senken, kann das Patientenportal für alle Patienten ohne Portalzugang mit einem Klick freigeschaltet werden.
Gültige E-Mail-Adresse in Patienten-Stammdaten
- Prüfen Sie, dass für Ihre Patienten eine gültige E-Mail-Adresse in den Patienten-Stammdaten eingetragen ist und dass die Einwilligung zum E-Mail- Versand vorliegt.
Für wen wird das Patientenportal nicht aktiviert?!
- Zur besseren Übersicht können alle Patienten angezeigt werden, die keinen Portalzugang haben und/oder für die aktuell keine gültige E-Mail-Adresse in den Patienten-Stammdaten hinterlegt ist; eine entsprechende Liste kann auch als PDF-Datei abgerufen werden.KlickIcon
Und so geht's
- KlickIcon [Patienten] > [Portal Zugang] in der Administration, erweitern Sie ggf. "Elemente pro Seite".
- KlickIcon
