Praxis-bezogene und Patienten-bezogene Dateiverwaltung
Organisieren und verwalten Sie Ihre Dateien mit der App "Medien".
Und: Übertragen Sie Dateien aus der App "Medien" mit nur einem Klick in das Patientenportal.
Wir unterscheiden zwischen ...
- App "Medien" für Dateien, die Patienten-bezogene Informationen enthalten
Behandlungspläne, Kostenvoranschläge, Röntgenbilder, ...
- App "Medien" für Dateien ohne Patienten-Bezug
Praxis-Informationen, Flyer, Video-Tutorials oder Werbung, ...
Die App "Medien" erinnert etwas an den Windows-Datei-Explorer, sie bietet alle bekannten Funktionen neu interpretiert: Verzeichnisse, Drag-and-Drop, Mehrfachauswahl, umbenennen, Suche nach Dateien anhand des Dateinamens + filtern über die Sortierfunktion.
Folgende Dateitypen können in der App "Medien" hochgeladen und im Patientenportal bereit gestellt werden
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- xlsx
- xls
- doc
- dot
- docx
Dateien in der App "Medien" hochladen
Die Hochladeprozedur ist für Dateien mit und ohne Patienten-Bezug gleich.
Wir zeigen im folgenden Tutorial ...
- ... wie Dateien hochgeladen werden und wie vor dem Hochladen die Dateiauswahl geändert wird
- ... wie Dateien als Vorschau aufgerufen werden
- ... welche Funktionen für einzelne Dateien zur Verfügung stehen
Wichtiger Hinweis zum Herunterladen: Von der Praxis hochgeladene Dateien werden in der „Cloud“ gespeichert. Um eine Dateien auf Ihrem PC zu speichern, müssen Sie die Datei herunterladen.
Wichtiger Hinweis zum Umbenennen: Sie können Notizen an eine Datei hängen – diese Notizen werden über das "Umbenennen"-Fenster eingetragen. - ... wie Dateien in ein anderes Verzeichnis verschoben werden
- ... wie Verzeichnis erstellt und gelöscht wird
- ... wie Dateien für einen Patienten im Patientenportal bereitgestellt werden
Dateien hochladen (hier am Beispiel "Dateien mit Patienten-Bezug") – Film ab:
Sie können Dateien über den Dateinamen suchen – auf der obersten Ebene oder wechseln Sie in ein Verzeichnis.
Medien-Links über Patientenportal bereitstellen
Über die Medien-App können Sie Links auf externe Medien/Inhalte bereitstellen.
So können zum Beispiel Links auf Behandlungsaufklärungen von DR CLIP oder zu Youtube-Kanälen der Praxis in der Medien-App und im Patientenportal zur Verfügung gestellt werden.
Da Medien-Links nur ein Verweis auf eine externe Quelle sind, wird somit der Medien-Speicherplatz im coordinator nicht belastet.
Die Hochladeprozedur ist für Medien-Links mit und ohne Patienten-Bezug gleich.
Wir zeigen in den folgenden Tutorials ...
- ... wie Medien-Links hochgeladen werden
- ... wie Medien-Links als Vorschau aufgerufen werden
- ... wie Medien-Links in ein anderes Verzeichnis verschoben werden
- ... wie Verzeichnis erstellt und gelöscht wird
Medien-Links hochladen (hier am Beispiel "Medien-Links mit Patienten-Bezug") – Film ab:
Das Hochladen schlägt fehl, weil die Datei zu groß ist – was nun?
1000 MB ist die maximal erlaubte Dateigröße für Dateien, die von ... hochgeladen werden können:
- Praxen in der Medien-App, in der Patientenakte
- Patienten über das Patientenportal
- Co-Behandlern über das Co-Behandler-Portal
Festgelegte Dateigröße wird beim Upload überschritten
Im Hochlade-Dialog wird angezeigt, wenn eine Datei die aktuell festgelegte Dateigröße überschreitet – der Hochladen-Prozess muss abgebrochen werden.
Was nun?!: Vielleicht Datei (anders) komprimieren, anderen Dateityp wählen, …
Insgesamt zur Verfügung stehender Speicherplatz
Der insgesamt zur Verfügung stehende Speicherplatz ist fest vorgegeben.
Der insgesamt zur Verfügung stehende Speicherplatz und der bereits verbrauchte Speicherplatz wird in der Administration unter "Gesamtgröße" angezeigt.
Der Wert "Gesamtgröße" ist fest eingestellt und kann nur von medondo AG geändert werden. Ein Meldung weißt die Praxis im Fall der Fälle darauf hin, sollte der Speicherplatz für einen Upload nicht ausreichen – der medondo-Support wird Ihnen hier aber helfen können.
Unsere Empfehlung lautet daher: verbrauchten Speicherplatz im Auge behalten; Speicherpakte können jederzeit dazugebucht werden.
Wert für Dateigröße eingeben
- KlickIcon [Administration] > [Medien] .
- Geben Sie einen Wert bis maximal 1000 MB ein. Größere Werte werden als nicht erlaubt angezeigt.
Wird kein Wert eingetragen, gilt eine maximale Dateigröße von 25 MB.
Dateien sollen nur gelesen werden können/Lesebestätigung anfordern
Dateien, die in das Patientenportal übertragen wurden, können von dort vom Patienten immer zur Ansicht geöffnet und herunterladen werden.
Sie können diese Funktionen einschränken und Dateien nur zur Ansicht bereit stellen (für die Patienten-unabhängige und Patienten-abhängige Dateiverwaltung).
Der Patient kann die Datei dann nicht mehr herunterladen.
- KlickIcon [Nur Anzeigen erlauben].
Wenn Sie sichergehen wollen, dass Ihr Patient wichtige Dateien auch gelesen hat, können Sie eine Lesebestätigung anfordern (für die Patienten-abhängige Dateiverwaltung).
Diese Option steht nur für pdf-Dateien zur Verfügung.
- KlickIcon [Bestätigung anfordern].
Statusanzeige
| Lesebestätigung angefordert: |  |
| Patient hat Datei geöffnet: |  |
Auf Patientenseite sieht das so aus. Der Patient bestätigt hier, dass er die Datei gelesen hat.
Sie wollen Dateien für einen Patienten im Patientenportal bereitstellen
Im folgenden Tutorial zeigen wir, wie Dateien im Patientenportal bereitgestellt werden.
Sie können Dateien aus dem allgemeinen Medien-Pool im Patientenportal ablegen. Oder Sie übertragen Dateien aus dem Medien-Pool, den Sie für einen bestimmten Patienten angelegt haben.
Wir zeigen auch, aus welchen anderen Dateiverwaltungen Dateien dem Patienten im Patientenportal zur Verfügung gestellt werden können: zum Beispiel Anamnese-Bögen (die Sie selber mit dem Formular-Editor erstellt haben), CMD-Formulare, ...
- Rufen Sie die Patientenakte auf.
- KlickIcon [+ Dokument] > "Dokumente", "Pakete", "Medien", "Globale Medien" oder "Formulare" aufrufen und Datei auswählen.
- KlickIcon [+ Hinzufügen], um die Datei in die Patientenakte zu laden.
- Nur für Medien, Globale Medien: Bestimmen Sie ggf., dass Dateien nur gelesen werden dürfen und/oder fordern Sie mit der Übertragung der Datei eine Lesebestätigung an.
- Zur Übergabe in das Patientenportal ist jetzt nur noch ein abschließender Schritt erforderlich: Dokument auswählen und KlickIcon [Patienten bereitstellen].
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In der Datei-Upload-Historie werden alle hochgeladenen Dateien dokumentiert.
- KlickIcon [Medien] > [Upload-Historie].
- Für eine gezielte Suche stehen Ihnen unterschiedliche Filter- und Sortieroptionen zur Verfügung.
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STL-Dateien von Ober- und Unterkiefer automatisch als Ober- und Unterkiefer-Paar darstellen
Laden Sie STL-Dateien von Ober- und Unterkiefer hoch.
Nach dem Hochladen werden Ober- und Unterkiefer einzeln und automatisch als Paar dargestellt. Das Ober- und Unterkiefer-Paar steht als neue Datei zur Verfügung.
Default-Einstellungen
- KlickIcon [Administration] > [Medien].
- Ändern Sie hier die Helligkeit und die Farbwerte (Kontrast).
Helligkeit und Farbwerte (Kontrast) können auch für jede aktuell geöffnete Datei geändert werden
- Ändern Sie hier die Helligkeit und die Farbwerte (Kontrast).
Ein Patient lädt über sein Patientenportal Dateien für die Praxis hoch
Patienten können der Praxis über das Patientenportal Dateien zur Verfügung stellen. Dateien, die so übermittelt wurden, werden automatisch unter „Dokumente“ im Patientenportal, im Tab „Medien“ am Patienten und in der Patientenakte abgelegt. Als Praxis kann ich diese Dateien aber nicht löschen.
Zur Orientierung gleich am Anfang sollten Sie Ihren Patienten eine Auflistung geben, welche Dateitypen abgelegt werden können und wie groß eine Datei maximal sein darf.
- Der Patient meldet sich mit Benutzernamen und Passwort am Patientenportal an und gelangt zum Dashboard. Dort finden Patienten alle zur Verfügung gestellten Dokumente, alle gebuchten Termine und alle anstehenden oder erledigten Aufgaben.
- Der Patient ruft "Dokumente" auf: KlickIcon [Dokumente].
- Über die „Drop Area“ (via Drag-and-Drop, Mehrfachauswahl) oder über den „Öffnen“-Dialog des Datei-Explorers (Mehrfachauswahl) können Dateien hochgeladen werden.
- KlickIcon [Speichern].
- Alternativ können Screenshots aus der Zwischenablage hinzugefügt werden.
KlickIcon in die „Drop Area“ > Screenshot per „strg + v“ einfügen. - KlickIcon [Speichern].
- Der Patient sollte auf jeden Fall den Dateinamen ändern, denn alle aus der Zwischenablage eingefügten Dateien bekommen automatisch den gleichen Dateinamen:
KlickIcon [Umbenennen].
- Behalten Sie die Übersicht und suchen Sie nach Dateinamen und sortieren bzw. filtern Sie nach Datum, ….
