Formulare schnell und einfach selber erstellen
Sparen Sie sich die Papier-Ausdrucke und Schluss mit der "Zettelwirtschaft" – erstellen Sie selber Formulare und verwalten Sie diese digital und zentral.
Beispiele für typische Formulare:
- Anamnese-Bögen
- Überweisungen
- Einwilligungen
- Behandlungsinformationen
- Gesundheitsabfragen
- Kostenvereinbarungen
- Abschlussbriefe
- Behandlungsdokumentation und Diagnostik mit Co-Behandlern
In nur 5 Schritten zum eigenen Formular
- KlickIcon [+ Formular], um ein Blanko-Formular oder ein Anamnese-Template zu öffnen.
- Aus einer Auswahl von Formular-Elementen für Texte, Abbildungen und Auswahlmöglichkeiten baust du dir dein Formular auf oder ergänzt eines der Templates.
Viele Elemente solltest du bereits kennen, weil sie typischerweise in Formularen zu finden sind.
Guck dir das Formular in der Vorschau an – ist alles ok, musst du das Formular speichern. - Du muss das Formular jetzt nur noch veröffentlichen, damit es im Patientenportal oder im Co-Behandlerportal bereit gestellt werden kann.
- Wer soll eigentlich das Formular erhalten und bearbeiten? Als Bearbeiter ist der Patient voreingestellt. Soll der Behandler das Formular bearbeiten, kannst du das sehr einfach über das Kontext-Menü in der Formular-Übersicht ändern.
- Das Formular ist erstellt – und jetzt?: Für Patienten legst du das Formular im Patientenportal ab; Co-Behandler erhalten Formulare über das Co-Behandlerportal. Dort kann das Formular jederzeit, bequem online ausgefüllt werden.
Sehen Sie sich dieses Tutorial an und erfahren Sie wie einfach es ist, eigene Formulare zu erstellen.
Orientierungstour
Öffne den Formular-Designer und sofort wird dir die Formular-Übersicht angezeigt – das ist auch die zentrale Sammelstelle für alle Formulare.
Das Kontext-Menü ist die Tool-Box für Ihre Formulare: führen Sie darüber Funktionen aus oder setzen Sie Attribute und Status.
Bitte beachten: Das Kontext-Menü für unveröffentlichte und veröffentlichte Formulare ist unterschiedlich umfangreich:
Veröffentlichte Formulare kann ich nicht löschen.
Unveröffentlichte Formulare können nicht an die Patientenakte übergeben werden.
Orientierungstour Kontext-Menü für ...
... veröffentlichte Formulare – Film ab: 
... unveröffentlichte Formulare – Film ab:
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
KlickIcon [+ Formular], um ein Blanko-Formular oder ein Anamnese-Template zu öffnen.
Du hast die Wahl: von Null anfangen oder ein Template verwenden und dieses anpassen.
Öffne den Formular-Designer und sofort wird dir die Formular-Übersicht angezeigt.
Von hier aus kannst du Formulare bearbeiten: KlickIcon [Bearbeiten] im Kontext-Menü.
Jede Änderung erzeugt eine neue Version (siehe Spalte "Version" in der Formular-Übersicht); hier wird auch die Version des zuletzt publizierten Formulars angezeigt.
Aus einer Auswahl von Formular-Elementen für Texte, Abbildungen und Auswahlmöglichkeiten baust du dir dein Formular auf oder ergänzt eines der Templates. Viele Elemente solltest du bereits kennen, weil sie typischerweise in Formularen zu finden sind.
Da viele Formulare mit Datum und Unterschrift bestätigt werden müssen, gibt es dafür jeweils auch ein eigenes fertiges Element.
Zusätzlich können Patienten- und Praxisdaten automatisch in ein Formular übernommen werden – sehr praktisch und hilfreich, dass das automatisch möglich ist und du diese Daten nicht per Hand eintragen musst.
- Passendes Formular-Element über die Elementeauswahl per Drag-and-drop einfügen und ausfüllen.
- Ggf. Element über die Elemente-Konfiguration ergänzen oder verfeinern. Good to know: Arbeiten Sie im Formular-Element oder rufen Sie das Element über die Elemente-Übersicht auf.
- KlickIcon [Erforderlich], wenn ein Element als Pflichtfeld gekennzeichnet werden soll.
- Guck dir das Formular in der Vorschau an – ist alles ok, musst du das Formular jetzt speichern.
- KlickIcon [Speichern].
- KlickIcon [Veröffentlichen].
Für den Fall, dass ein Element nicht korrekt oder unvollständig bearbeitet wurde, erhalten Sie nach dem Speichern eine Meldung.
Dieser Meldung können Sie entnehmen, in welchem Element welcher Fehler vorliegt:
Folgen Sie den Angaben aus der Meldung, öffnen Sie das Formular und korrigieren Sie den Fehler.
Abschließend speichern Sie die Änderung und veröffentlichen das Formular.
Wie unterstütze ich den Ausfüller, damit dieser mein Formular versteht und ich genau die Angaben bekomme, die ich auch benötige!? Unser Tipp lautet: Fügen Sie Erläuterungstexte ein.
... oder ein zusätzliches Sie bauen ein zusätzliches Antwortfeld ein (das praktischerweise über die "Einzel-Auswahl" zuschaltbar ist):
Werfen wir ganz kurz einen Blick in das fertige Formular: Die Gegenüberstellung von Bearbeitungsmodus in Formular-Designer und Darstellung im als fertiges Formular zeigt, wie der Erläuterungstext erscheint:
Sie wollen nachträglich die Reihenfolge der Elemente ändern. Kein Problem: verschieben Sie Elemente über die Elemente-Übersicht per Drag-and-drop.
| Linke-Maus-Taste gedrückt halten. |  |
| Element auf eine neue Position verschieben. |  |
Grundsätzlich kann ein Formular nur dann gelöscht werden, wenn es den Status "unveröffentlicht" hat.
Formulare mit Stauts "veröffentlicht" können nicht gelöscht werden. Dieser Stauts ist so etwas wie ein Schreibschutz und sichert schon einmal publizierte Formulare.
Duplizieren Sie ein Formular, um ein neues und sozusagen verwandtes Formular zu erstellen, das mit kleinem Aufwand dann nur noch angepasst werden muss.
Öffne das Kontext-Menü, KlickIcon [Duplizieren].
In der Formular-Übersicht wird eine Kopie des Formulars abgelegt.
Ändere zuerst den Formularnamen und nimm dann weitere Änderungen vor.
Formulare zum Ausfüllen ...
Sie haben Ihre Prozesse geändert ... und veröffentlichen Ihre Formulare nur noch über das Patientenportal
Stellen Sie einem Patienten ein Formular im Patientenportal bereit. Dort kann es jederzeit, bequem online ausgefüllt werden.
Wie gelangt das Formular in das Patientenportal!?
- Per Hand:
Lade das Formular (im Status "Veröffentlicht") in die Patientenakte und übertrage es per Klick in das Patientenportal.
Film ab:
- Alternativ: Übertrage das Formular aus der Formular-Übersicht über das Kontext-Menü direkt in die Patientenakte und/oder in das Patientenportal.
Film ab:
- Automatisch:
Hänge das Formular an eine Terminart* – mit der Terminbuchung wird das Formular automatisch in der Patientenakte und im Patientenportal abgelegt.
* dies wird im Rahmen der Terminartenkonfiguration gemacht; wichtig: im Formular-Designer muss Patient oder Patient und Arzt als Bearbeiter des Formulars ausgewählt sein.
Film ab:
Sie haben Ihre Prozesse geändert ... und lassen Formulare vom Patienten vor Ort auf einem Tablet ausfüllen
Stellen Sie einem Patienten ein Formular vor Ort auf einem Tablet zum Ausfüllen bereit.
Wie gelangt das Formular auf das Tablet!?
Lade das Formular in die Patientenakte und stelle es dem Patienten über die "Mobile Dokumente"-App vor Ort auf einem Tablet zum Ausfüllen zur Verfügung.
Fertig ausgefüllte Formulare werden automatisch in der Patientenakte abgelegt (und befinden sich nicht mehr in "Mobile Dokumente").
Film ab:
Vom Patienten ausgefüllte Formulare können erneut zugewiesen werden.
Dafür muss der Benutzer lediglich den Status von "bearbeitet" zurück auf "zu bearbeiten" stellen. Damit wird das Formular erneut zugewiesen und der Patient kann es (weiter) bearbeiten (alle Einträge des Patienten sind noch vorhanden).
- Rufen Sie den Patienten auf und wechseln Sie in die Patientenakte: KlickIcon [Patientenakte].
- Öffnen Sie das Formular.
- Öffnen Sie das "Status"-Menü" und setzen Sie den Status auf "zu bearbeiten".
Weitere Funktionen ...
Ist Patient als Bearbeiter gewählt und wurde das Formular im Patienten Portal abgelegt, erhält der Patient eine Benachrichtigungen im Patienten Portal und eine E-Mail; der Patient erhält nach Ablauf einer bestimmten Zeit eine Erinnerung, sollte er das Formular noch nicht bearbeitet haben.
Patient ist immer als Bearbeiter voreingestellt.
Soll der Arzt das Formular bearbeiten (oder Patient und Arzt), kannst du das sehr einfach über das Kontext-Menü in der Formular-Übersicht ändern; der Patient bekommt in diesem Fall keine Benachrichtigung.
KlickIcon [Basis-Einstellungen], um Patienten- und Praxisdaten automatisch in ein Formular zu übertragen.
In der Vorschau und im pdf werden die Datenfelder leer angezeigt – im Formular selber sind die Felder dann aber mit Patienten- und Praxisdaten gefüllt. Think twice: nicht gut gepflegte Stammdaten zeigen sich hier, nämlich dann, wenn viele der Felder leer bleiben, eben weil die entsprechenden Stammdaten nicht vorliegen.
Diese Patienten- und Praxisdaten können in ein Formular übertragen werden:
Und so sieht es aus, wenn Patienten- und Praxisdaten in ein Formular übernommen wurden:
Zu jedem Formular kann ich die Dateieigenschaften aufrufen:
Anhand der Historie erkenne ich, wer wann welche Änderung am Formular durchgeführt hat, die Historie ist salopp gesagt die "Petze".
Jede Versionsänderung und jede Veröffentlichung wird dokumentiert. Wenn Sie das Formular in eine Patientenakte übertragen haben, wird dies auch in der Historie angezeigt:
Vorschau einer Vorgängerversion und Wiederherstellung einer Vorgängerversion:
Bearbeitungszustände von Formularen können Sie über den Status erkennen. Ein Status zeigt an, dass die Praxis oder der Patient zum Beispiel mit dem Ausfüllen von Formularen beginnen kann (Patient) oder Formulare genehmigt oder freigegeben werden müssen (Praxis).
Ein Formular, dass zum ersten Mal in der Patientenakte abgelegt wird, hat den Status zu bearbeiten.
Übertragen Sie jetzt das Formular an den Patienten. Im Patienten Portal wird das Formular als neu angezeigt – und der Status ist zu bearbeiten. (In der Patientenakte bekommt das Formular jetzt zusätzlich eine Formular-ist-übertragen-Kennzeichnung.)
Formulare im Status zu bearbeiten werden im Patienten Portal angezeigt:
- Dashboard
- Dokumente
- Aufgaben
Der Patient beginnt, das Formular auszufüllen. Der Status ändert sich: in Arbeit:
Der Patient hat das Formular fertig bearbeitet und bestätigt abschließend seine Eintragungen. Der Status ändert sich: bearbeitet. Die Praxis bekommt über die “Glocke” (Meldungscockpit) eine Benachrichtigung, dass das Formular vom Patienten fertig bearbeitet ist. Ab jetzt kann sich die Praxis das Formular „zurückholen“ (um es zu genehmigen und freizugeben) – und damit ist das Formular für den Patienten nicht mehr bearbeitbar.
Good to know: Solange sich ein Formular im Status „bearbeitet“ befindet (und die Praxis es nicht genehmigt oder freigegeben hat), kann ich als Patient das Formular weiter bearbeiten, um zum Beispiel doch noch Änderungen vorzunehmen.
Im Normalfall gehen wir davon aus, dass ein Patient sein Formular ausfüllt und seine Eintragungen per “Bestätigen”-Button bestätigt. Als Praxis kann ich das Formular jetzt genehmigen und freizugeben; der Stauts ändert sich entsprechend: genehmigt und freigegeben – der Patient kann das Formular jetzt nur noch lesen und nicht mehr ändern.